Wyzwanie
Pierwszy moduł (ZUS + PIT-4), to był dopiero początek. Prawdziwym wyzwaniem była reszta podatków. Co miesiąc księgowa otwierała poszczególne programy, odczytywała kwoty VAT, CIT i PIT dla każdego klienta i przepisywała je do maili. Przy około 200 klientach ta robota zajmowała więcej czasu niż same składki ZUS.
Podatek ma więcej wariantów niż ZUS. VAT może wyjść na trzy sposoby: do zapłaty, do przeniesienia albo do zwrotu. Do tego typy PIT (skala, liniowy, ryczałt), CIT liczony narastająco i korekty, które potrafią wrócić pół roku później. Każdy wariant to osobna kwota do odczytania z właściwego pola i przepisania bez pomyłki.
- Około 48 godzin miesięcznie na samo odczytywanie i przepisywanie kwot, mniej więcej dwa razy tyle co przy ZUS i PIT.
- Trzy możliwe wyniki VAT i deklaracje łączone, każde do właściwego klienta i właściwego pola.
- Korekty rozrzucone w czasie, do odnalezienia i oznaczenia po miesiącach.
- Kwoty idą do urzędu, więc jedna literówka kosztuje więcej niż samo przepisywanie.
Rozwiązanie
Rozszerzyliśmy narzędzie, które robiło już ZUS i PIT, nasz Agregator ZUS+PIT (osobny moduł, około 300 godzin rocznie). Ta sama aplikacja desktopowa, dziś Agregator Podatkowy z drugim modułem, obsłuży każdą firmę niezależnie od formy opodatkowania i formy prawnej, od ryczałtu po pełną księgowość spółki. Czyta kwoty prosto z programów księgowych biura: WAPRO Fakir dla pełnej księgowości i WAPRO Kaper dla księgi przychodów i rozchodów. Dane idą do workflow n8n, który składa gotowe drafty maili, każdy z poprawną kwotą i do właściwej osoby.
- Księgowa uruchamia Agregator Podatkowy i wybiera zakres: wszyscy klienci, sam VAT, sam CIT, sam PIT albo pojedyncze deklaracje.
- Aplikacja czyta kwoty z WAPRO Fakir i Kaper dla wybranego okresu i pokazuje je do podglądu.
- Po kliknięciu Generuj dane trafiają do workflow n8n, który dopasowuje klienta do adresu i buduje maila z kwotami.
- Mail powstaje jako draft w skrzynce, nie wychodzi sam. Każdy draft jest logowany, więc ta sama firma nie dostanie dwóch maili za ten sam okres.
- Biuro widzi w arkuszu, dla kogo drafty powstały i gdzie brakuje danych.
Kwoty w mailu mają kolor, tak samo jak przy składkach, z jednym dodatkiem. Do zapłaty jest na czerwono, do przeniesienia na niebiesko, a nowy przypadek, VAT do zwrotu, na zielono. Narzędzie ogarnia sytuacje, które przy ręcznym przepisywaniu najłatwiej pomylić: VAT do przeniesienia i do zwrotu w jednym mailu, deklaracje łączone (VAT z CIT albo VAT z PIT), VAT kwartalny obok miesięcznego, a przy spółce komandytowej te same kwoty do kilku wspólników.
Korekty dostają osobną obsługę. Powstają jako nowe deklaracje, czasem pół roku po pierwotnej, więc księgowa wybiera okres i wymusza wysyłkę mimo blokady duplikatów. Taki mail zaczyna się od dopisku PO KOREKCIE, żeby klient od razu wiedział, że to zaktualizowane dane.
Co zostaje po stronie człowieka
