Wyzwanie
PEMA projektuje, dostarcza i montuje systemy ogrodzeniowe od 1998 roku. Przez 28 lat zebrała dorobek z setek realizacji: oferty, projekty, sposób prowadzenia rozmów z klientem. Problem nie był w braku wiedzy, tylko w dotarciu do niej. Przy każdej nowej wycenie czy nietypowym zapytaniu ktoś musiał ręcznie szukać po dokumentach, co i jak firma robiła wcześniej.
To kosztowało dwa razy. Raz, gdy doświadczona osoba przerywała swoją pracę, żeby odpowiedzieć nowemu pracownikowi na pytanie, które padało już dziesiąty raz. Drugi raz, gdy przygotowanie wstępnej wyceny się ciągnęło, bo trzeba było odtworzyć podobny, wcześniej zrealizowany projekt z rozproszonych plików.
- Dorobek z 28 lat rozsiany po dokumentach, trudny do szybkiego użycia.
- Wstępne wyceny opóźnione przez ręczne szukanie podobnych realizacji.
- Powtarzalne pytania nowych osób wyrywały zespół z bieżącej pracy.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy wewnętrznego asystenta opartego na wiedzy firmy. Pod spodem to RAG: asystent nie zgaduje, odpowiada na podstawie realnych dokumentów PEMA i nie zmyśla. Pytanie zadaje się w naturalnym języku, bez przeszukiwania folderów. Krok po kroku wygląda to tak.
- Zebraliśmy wiedzę firmy w jednym miejscu: ofertę, realizacje i sposób komunikacji PEMA.
- Dokumenty trafiły do bazy wektorowej, żeby asystent szukał po znaczeniu, nie po dokładnym słowie.
- Pytanie pracownika idzie do workflow w n8n, który przeszukuje bazę wiedzy i składa odpowiedź na podstawie dokumentów firmy.
- Język i styl odpowiedzi dostroiliśmy do PEMA, żeby brzmiały jak firma, nie jak ogólny model.
- Całość obsługuje wygodny interfejs, więc korzysta z niego każdy, nie tylko dział techniczny.
Decyzja zostaje u człowieka
