Z 24 godzin miesięcznie do niespełna jednej na składkach ZUS i PIT

Wyzwanie

Co miesiąc to samo. Księgowa otwierała program po programie, odczytywała wysokość składek ZUS i kwoty PIT dla każdego klienta, a potem ręcznie przepisywała je do osobnych maili. Przy około 200 klientach była to praca na 24 godziny miesięcznie - i praca, która nie znosi pomyłek.

Problem nie był w tempie księgowej, tylko w samym przepisywaniu. Każde ręczne przeniesienie kwoty to ryzyko czeskiego błędu: zamienionych cyfr, nie tego klienta, nieaktualnej stawki. Jeden taki błąd przy kwocie do urzędu kosztuje więcej niż dzień oszczędności - trzeba go znaleźć, wyjaśnić i naprawić.

• 24 godziny miesięcznie na czynność, która nie wnosi nic poza przepisywaniem liczb.
• Ryzyko literówki rosnące z każdym kolejnym klientem.
• Robota skumulowana na kilka dni - wąskie gardło dokładnie w terminach ZUS i US.

Rozwiązanie

Zbudowaliśmy dwie rzeczy, które działają razem: naszą aplikację desktopową Agregator składek ZUS+PIT i workflow w n8n. Agregator wyciąga kwoty bezpośrednio z programów księgowych biura - WAPRO Kaper i Płatnika. n8n mapuje je na właściwych klientów i składa gotowe drafty maili, każdy z poprawną kwotą i do właściwej osoby. Krok po kroku wygląda to tak.

1. Księgowa uruchamia Agregator i zaznacza klientów albo filtruje ich po terminie płatności (15. lub 20. dnia miesiąca).
2. Aplikacja wyciąga kwoty ZUS i PIT-4 per klient z WAPRO Kaper i Płatnika i wysyła je do n8n.
3. Workflow dopasowuje NIP klienta do adresu e-mail w arkuszu Google i buduje per klient maila z zestawieniem kwot.
4. Mail powstaje jako robocza wersja (draft) w Gmailu - workflow go nie wysyła. Każdy draft jest logowany, więc ta sama firma nie dostanie dwóch maili w tym samym okresie.
5. Na koniec biuro dostaje mail podsumowujący: ile draftów powstało i dla kogo brakuje adresu w arkuszu.