Wyzwanie
Co miesiąc to samo. Księgowa otwierała program po programie, odczytywała wysokość składek ZUS i kwoty PIT dla każdego klienta, a potem ręcznie przepisywała je do osobnych maili. Przy ~200 klientach była to praca na 25–30 godzin miesięcznie - i to praca, która nie znosi pomyłek.
Problem nie był w wiedzy, tylko w przepisywaniu. Każde ręczne przeniesienie kwoty to ryzyko „czeskiego błędu”: zamienionych cyfr, nie tego klienta, nieaktualnej stawki. Jeden taki błąd potrafi kosztować więcej niż cały dzień oszczędności - bo trzeba go znaleźć, wyjaśnić i naprawić.
- 25–30 godzin miesięcznie na czynność, która niczego nie wnosi poza przepisywaniem liczb.
- Ryzyko literówek rosnące z każdym kolejnym klientem.
- Praca skumulowana na kilka dni w miesiącu - wąskie gardło w terminach ZUS i US.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy dwie rzeczy, które działają razem: dedykowaną aplikację desktopową i workflow w n8n. Aplikacja wyciąga kwoty składek bezpośrednio z programów księgowych. Workflow mapuje je na właściwych klientów i przygotowuje drafty maili - każdy z poprawną kwotą, do właściwej osoby.
Cały miesięczny komplet składek dla wszystkich klientów powstaje jednym kliknięciem. Kwoty nie są przepisywane ręcznie, więc znika klasa błędów, która brała się wyłącznie z przepisywania. Workflow działa na zmapowanych parametrach, nie na pamięci.
Co zostało po stronie człowieka